Tempo – uma daquelas coisas que os profissionais não conseguem o suficiente.
Se você é um novato ou veterano, sempre precisa de mais uma hora para marcar tarefas da sua lista de afazeres.
É difícil controlar cada minuto do seu dia, especialmente quando há muitas distrações ao redor. Desde a infância, nossos pais e professores nos aconselham a gastar tempo e dinheiro com sabedoria. Neste artigo, vamos levá-lo de volta à importância do gerenciamento do tempo, mas com um pequeno toque. Hoje, falaremos sobre a importância do gerenciamento do tempo no local de trabalho.
Antes de mergulhar diretamente em sua importância, vamos primeiro ver o que é gerenciamento de tempo:
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é o processo de planejar e exercer controle consciente do tempo gasto em atividades específicas para trabalhar de forma mais inteligente do que mais difícil. É um ato de malabarismo de várias coisas que ajudam você a aumentar a eficiência e atingir um melhor equilíbrio entre trabalho e vida.
Melhorar seu gerenciamento de tempo no trabalho permite que você aprimore seu desempenho e alcance seus objetivos desejados com menos esforço e estratégias mais eficazes. No entanto, falhar em gerenciar o tempo ou ter habilidades pobres de gerenciamento de tempo no trabalho pode resultar em:
• Prazos e compromissos perdidos
• Procrastinação e falta de foco
• Falta de profissionalismo
• Fluxo de trabalho ineficiente e baixa qualidade de trabalho
• Estresse indesejado
• Má reputação profissional
• Relacionamentos tensos no local de trabalho
• Penalidades financeiras
• Desequilíbrio entre trabalho e vida pessoal
P.S. O tempo é um recurso insubstituível. É mais valioso do que dinheiro, especialmente no mundo dos negócios acelerado e altamente competitivo de hoje. Você pode obter mais dinheiro, mas não pode obter mais tempo. Certifique-se de gastar seu tempo onde ele é mais importante para você.
Trabalhando mais e ainda com tarefas pendentes acumuladas em seu fluxo de trabalho? Relaxa. Trabalhe de forma mais inteligente, continue lendo para entender Importância do gerenciamento de tempo no local de trabalho e faça mais em menos tempo.
Benefícios do gerenciamento de tempo no local de trabalho
Existem muitas vantagens que acompanham o gerenciamento adequado do tempo. Na sua vida profissional, o gerenciamento do tempo pode beneficiá-lo das seguintes maneiras:
1. Entrega do trabalho no prazo
Alocar um período de tempo finito para tarefas ajuda a concluí-las no prazo. Também ajuda a gerenciar sua carga de trabalho da maneira mais eficaz. Quando você tem tarefas com tempo limitado, seu cérebro é reconfigurado para seguir a estrutura e realizar essas atividades dentro do prazo desejado. Assim, você pode facilmente entregar o trabalho no prazo se gerenciou bem seu tempo.
2. Ofereça uma melhor qualidade de trabalho
Como um funcionário dedicado, espera-se que você forneça um trabalho de certa qualidade e padrões. Com a utilização adequada do tempo e a priorização de atividades, pode-se facilmente fornecer uma melhor qualidade de trabalho. A priorização ajuda a se concentrar em tarefas importantes, mantendo-as em maior prioridade, o que permite trabalhar nelas com total atenção e foco. Assim, a qualidade do trabalho é melhorada.
3. Mais produtividade e eficiência
Não é segredo que habilidades eficazes de gestão do tempo tornam você mais produtivo e eficiente como profissional. Essas habilidades são úteis para ajudá-lo a concluir as tarefas o mais cedo possível sem comprometer a qualidade do trabalho. Sua produtividade geral muitas vezes fica comprometida quando você está trabalhando em tarefas não importantes, mas habilidades eficazes de gestão do tempo permitem que você conclua tarefas importantes e urgentes no prazo.
Gerencie o tempo inteligentemente e esteja entre os profissionais mais produtivos em sua equipe. Acompanhe para onde está indo todo o seu tempo com algum software de gerenciamento de tempo.
4. Muito menos procrastinação
“Eu farei isso mais tarde” – Essa é uma desculpa que todos nós já usamos em algum momento. O significado da gestão do tempo não é apenas fazer mais em menos tempo, mas também reduzir a vontade de adiar e procrastinar tarefas importantes. Aplicar boas técnicas de gestão de tempo em projetos permite que você, como fundador, líder ou funcionário, trabalhe de maneira mais inteligente e não mais difícil. Isso elimina instantaneamente a procrastinação, garantindo que você esteja familiarizado com as tarefas adicionadas à sua lista de tarefas e quando elas precisam ser concluídas.
5. Menos estresse e ansiedade
Há momentos em que os funcionários se sentem sobrecarregados devido a muito trabalho em suas mãos. Isso não apenas prejudica sua produtividade, mas também afeta sua saúde geral. O estresse e a pressão excessivos podem levar a doenças cardíacas, depressão, obesidade e muito mais. Saber o que fazer pode reduzir o estresse e as tensões desnecessárias em nossa vida.
6. Melhoria na qualidade de vida
As habilidades eficazes de gestão do tempo não beneficiam apenas sua vida profissional, mas também podem melhorar sua vida fora do escritório. Se você mantém as coisas sob controle no âmbito profissional, tem mais tempo para se concentrar em sua vida pessoal e relacionamentos. Saber que as tarefas e atividades estão no caminho certo traz uma sensação de tranquilidade para sua vida pessoal. À medida que você se sente mais calmo e menos estressado, sua qualidade de vida melhora automaticamente.
7. Mais oportunidades e crescimento na carreira
Ser pontual com seu trabalho não apenas aumentará sua eficácia, mas também o ajudará a ganhar uma boa reputação no trabalho. Quando gerentes e superiores sabem que você sempre completa suas tarefas no prazo, isso pode abrir caminho para mais oportunidades de promoção no trabalho.
8. Mais tempo para lazer e recreação
Quando foi a última vez que você teve tempo para si mesmo fazendo coisas que realmente gosta? Não consegue se lembrar, certo? Felizmente, com uma boa gestão do tempo, você tem mais tempo livre em seu dia para fazer atividades de lazer e recreação que o deixam feliz. Isso ajuda você a criar o equilíbrio perfeito, trabalhando de maneira inteligente o dia todo e tendo uma recompensa de sua escolha em troca.
Planeje e priorize melhor com algum software de gestão de trabalho.
8 passos para uma melhor gestão do tempo no trabalho
A gestão do tempo não é ciência de foguete. Francamente, qualquer um pode aprender essa arte com um pouco de prática e aprendizado. Então aqui estão alguns passos que lhe dizem como se tornar um especialista em gestão do tempo:
1. Use um software de controle de tempo
Isso é a melhor coisa que você pode fazer para melhorar significativamente suas habilidades de gestão do tempo sem tornar as coisas complicadas. A gestão inteligente do tempo é a necessidade da hora para gerentes de projeto e equipes que lidam com várias tarefas ao mesmo tempo.
Sem usar uma boa ferramenta de controle de tempo, você está colocando você e sua equipe em uma grande desvantagem. Quando você não sabe exatamente para onde está indo o tempo de sua equipe e quais tarefas estão levando quanto tempo, como você pode detectar o desperdício de tempo no local de trabalho?
2. Planeje
O planejamento desempenha um papel importante na gestão do tempo, pois ambos andam de mãos dadas. Você pode aproveitar ao máximo o seu tempo somente quando ele é minuciosamente planejado. Quando falamos sobre planejamento, você não precisa necessariamente seguir uma rotina rigorosa, em vez disso, significa tomar decisões mais inteligentes de saber a hora certa para fazer uma tarefa ou uma atividade. A ideia por trás da gestão do tempo é trabalhar de forma mais inteligente do que mais difícil e fazer tempo para fazer outras coisas também. Você pode usar o software de gestão de projetos para planejar suas tarefas e economizar tempo de forma inteligente. O autor best-seller Brian Tracy disse uma vez: “Cada minuto que você passa planejando economiza 10 minutos na execução; isso lhe dá um retorno de 1.000% sobre a energia.”
3. Priorize
Priorizar suas tarefas diárias é a chave para uma gestão do tempo bem-sucedida. Dito isso, muitos funcionários começam o dia com tarefas não importantes ou algo que pode ser facilmente feito depois. A priorização ajuda você a perceber que nem tudo que você faz é importante. É importante focar em suas prioridades para alcançar o sucesso no trabalho. Descubra as tarefas mais importantes e as urgentes. Essa categorização ajudará você a se concentrar no que realmente precisa ser feito. Você pode usar várias ferramentas de gestão de projetos que ajudam você a definir suas prioridades desde o primeiro dia de um projeto.
4. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo
Fazer várias tarefas ao mesmo tempo é uma das maiores atividades que desperdiçam tempo. Em vez de realizar muitas coisas, você acaba não alcançando nada delas. A melhor maneira de utilizar seu tempo é fazer uma coisa de cada vez e realizá-la antes de pular para a próxima coisa. Faça uma lista de tarefas que precisam ser realizadas em termos de sua prioridade. Não só você conseguirá se concentrar melhor, mas haverá menos distrações também. E sem distrações, significa menos probabilidade de erros.
5. Corte as distrações
Em nosso cotidiano, as distrações nos custam muitas horas valiosas do dia. Telefones celulares, colegas de trabalho tagarelas, mídias sociais são algumas das distrações comuns no trabalho que quase nos custam três horas por dia. Para não deixar essas distrações consumirem seu tempo, é melhor eliminá-las completamente de sua agenda. Reserve um momento para aprender sobre as coisas que o distraem. Se as mídias sociais e os telefones celulares estão interrompendo sua produtividade, defina um horário fixo em um dia em que possa checar suas redes sociais.
6. Agende seu tempo de descanso
Fazer pausas regulares enquanto trabalha é uma maneira eficaz de manter a produtividade durante todo o dia. Mas sua eficácia está sujeita ao risco de gerenciamento, especialmente quando você começa a fazer muitas pausas. É óbvio que você não pode enfrentar um grande projeto ou tarefa de uma só vez, precisa de uma pausa. O que é ainda melhor é ter um tempo de descanso bem programado. Dê uma caminhada, faça alguns alongamentos rápidos ou coloque fones de ouvido e ouça sua música favorita, faça o que ajuda a relaxar e voltar ao trabalho com energia depois – mas não leve mais do que 10 minutos.
7. Encontre suas horas mais produtivas
O próximo truque de gerenciamento de tempo é combinar seu trabalho de maior prioridade com suas horas de maior produtividade. A ideia básica aqui é verificar com frequência quando, onde e como você é mais produtivo. A pesquisa mostra claramente que nosso dia é impulsionado por ciclos que afetam nossa capacidade de alerta e motivação. Por exemplo, você pode estar em sua capacidade cerebral mais alta, com seu melhor foco e atenção, antes da hora do almoço e diminuir significativamente à noite. Então, se você tem um projeto que envolve decisões críticas e pensamentos complexos, o melhor cenário é gerenciá-lo em suas “horas de ouro”.
8. Aceite suas limitações
Mesmo com um esforço de 110%, haverá ocasiões em que simplesmente não será possível concluir as coisas dentro do prazo especificado. Este é o ponto em que você aceita que há limites para o quão produtivo e eficiente você pode gerenciar seu tempo. Por exemplo, se você tiver o dobro da carga normal de trabalho em um dia, a terceirização e a delegação são suas melhores chances. Não assuma que pode fazer tudo o que queria em um determinado prazo. Lembre-se de que fazer isso tornará ainda mais difícil gerenciar seu tempo efetivamente.
Concluindo…
Habilidades eficazes de gerenciamento de tempo podem ter um impacto positivo em seu trabalho e na vida em geral. Quando você aprende a controlar seu tempo diariamente, melhora sua capacidade de concluir as coisas, tomar melhores decisões e, mais importante, ganhar controle total de suas principais prioridades.
Espero que este post seja útil para aprender sobre a importância do gerenciamento do tempo no ambiente de trabalho.
