5 habilidades necessárias para gerenciar projetos complexos

Tera Simon falou sobre isso no Digital Project Management Summit alguns anos atrás. Ela compartilhou exemplos de sua experiência em como gerenciar projetos complexos e citou dicas sobre como gerenciar o trabalho quando parece incontrolável.

Antes de entrar nisso, precisamos esclarecer do que estamos falando. Então, o que torna um projeto complexo?

Gerenciar Projetos Complexos – Projetos difíceis e projetos complexos não são a mesma coisa.

Essa afirmação sugere que projetos difíceis e projetos complexos são distintos em sua natureza e características. Embora possam estar relacionados à dificuldade, eles representam desafios diferentes.

Um projeto difícil geralmente se refere a uma tarefa que exige um alto nível de habilidade, esforço ou conhecimento técnico para ser concluída com sucesso. A dificuldade pode surgir de requisitos técnicos avançados, prazos apertados, escassez de recursos ou outras restrições. Nesses casos, a complexidade não é necessariamente um fator predominante.

Por outro lado, um projeto complexo envolve interações complicadas entre vários elementos e partes interessadas, tornando-o difícil de entender, planejar e executar. A complexidade pode decorrer de fatores como múltiplos envolvidos, requisitos ambíguos, mudanças frequentes, incerteza ou dependências complicadas. Nessas situações, a dificuldade pode ser uma consequência da complexidade inerente do projeto.

Em resumo, enquanto a dificuldade refere-se à intensidade do esforço necessário, a complexidade envolve a natureza complexa das relações e variáveis envolvidas. Projetos difíceis podem não ser necessariamente complexos, e projetos complexos podem apresentar desafios além da dificuldade técnica.

Existem vários fatores que podem tornar um projeto complexo. Aqui estão 5 itens que frequentemente contribuem para a complexidade de um projeto:

1. Envolvimento de muitas equipes e partes interessadas

A complexidade vem de ter muitas pessoas diferentes envolvidas no projeto. Isso pode ser do lado do cliente, onde há muitas partes interessadas que precisam se envolver, ou por causa de uma mistura de fornecedores ou apenas porque o projeto envolve muitas equipes diferentes dentro do negócio e todos precisam ser mantidos informados.

Quando você gerencia vários projetos, os grupos de partes interessadas geralmente se sobrepõem, e isso pode ser outra coisa que dificulta seus projetos.

Geralmente, quanto maior o número de pessoas envolvidas, mais difíceis são as coisas, pois você acaba gerenciando mais políticas e agendas.

2. Diversidade de stakeholders

Projetos complexos geralmente envolvem uma variedade de partes interessadas com diferentes necessidades, expectativas e interesses. Gerenciar essas diversas partes interessadas, alinhar seus objetivos e garantir sua participação e colaboração efetiva pode ser desafiador e aumentar a complexidade do projeto.

se perca no processo. O risco para o projeto aumenta.

3. O cronograma do projeto

O cronograma do projeto é uma parte essencial do gerenciamento de projetos e representa uma das complexidades envolvidas nesse processo. Ele se refere à sequência e duração das atividades planejadas para alcançar os objetivos do projeto dentro do prazo determinado.

Gerenciar o cronograma do projeto pode ser complexo por várias razões. Primeiro, há a necessidade de identificar todas as tarefas necessárias para concluir o projeto e estabelecer a dependência entre elas. Isso envolve entender as interações e as relações de precedência entre as atividades.

Além disso, é necessário estimar com precisão a duração de cada atividade, considerando os recursos disponíveis e as restrições do projeto. Isso requer uma compreensão detalhada das habilidades e disponibilidade da equipe, bem como das possíveis limitações de tempo e recursos.

A complexidade também pode surgir das alterações frequentes no cronograma. À medida que o projeto progride, podem ocorrer mudanças nas prioridades, requisitos ou condições externas, o que exigirá ajustes no cronograma existente. Isso requer habilidades de gerenciamento de mudanças e a capacidade de lidar com possíveis impactos na programação geral.

Além disso, a comunicação e coordenação com a equipe e partes interessadas são fundamentais para manter o cronograma do projeto. Atrasos em uma atividade podem afetar outras atividades dependentes, tornando necessária a reprogramação e realocação de recursos.

Em resumo, o cronograma do projeto é uma das complexidades enfrentadas no gerenciamento de projetos devido à necessidade de identificar as atividades, estabelecer dependências, estimar durações, lidar com mudanças e garantir a coordenação adequada para cumprir os prazos estabelecidos.

4. Orçamento e outras restrições

O orçamento e as restrições são fatores importantes e complexos no gerenciamento de projetos. Eles se referem às limitações financeiras, recursos disponíveis e restrições impostas que afetam a execução e entrega do projeto.

O orçamento do projeto envolve a alocação e controle dos recursos financeiros necessários para executar as atividades do projeto. Isso inclui determinar os custos estimados de cada tarefa, considerando materiais, mão de obra, equipamentos, serviços externos e outros elementos relevantes. Gerenciar o orçamento requer habilidades de planejamento financeiro, monitoramento de despesas e tomada de decisões para garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e eficaz.

As restrições também são um desafio no gerenciamento de projetos, pois podem envolver restrições de tempo, recursos, qualidade ou escopo. Por exemplo, prazos apertados podem exigir uma alocação cuidadosa de recursos e uma abordagem estratégica para cumprir as metas dentro do tempo disponível. Restrições de recursos, como escassez de mão de obra qualificada ou limitações de equipamentos, podem exigir soluções alternativas e gerenciamento cuidadoso das prioridades.

Além disso, as restrições de escopo e qualidade também são complexidades relacionadas ao orçamento. É preciso equilibrar as demandas e expectativas dos stakeholders com os recursos financeiros disponíveis. Isso pode envolver tomar decisões difíceis sobre quais recursos ou funcionalidades são prioritários e como atender às exigências de qualidade dentro das restrições financeiras.

A gestão eficaz do orçamento e das restrições requer um planejamento cuidadoso, acompanhamento contínuo e uma abordagem estratégica. Isso envolve tomar decisões informadas, identificar riscos financeiros, buscar oportunidades de otimização de custos e garantir a conformidade com as restrições definidas. Uma comunicação clara e transparente com as partes interessadas também é fundamental para gerenciar expectativas e buscar soluções viáveis dentro das limitações do orçamento e das restrições estabelecidas.

5. Tecnologia avançada ou novas soluções:

Projetos que envolvem tecnologias avançadas, inovações ou a implementação de novas soluções também tendem a ser complexos. A natureza desconhecida ou em constante evolução dessas tecnologias requer pesquisa, testes e adaptação contínua, o que pode adicionar complexidade ao projeto.

É importante destacar que esses são apenas exemplos e que a complexidade pode variar dependendo do contexto e dos detalhes específicos de cada projeto.

5 habilidades necessárias

1 – Adaptabilidade

Você tem que perceber que as coisas vão mudar. Isso acontece em todos os projetos, mas em projetos complexos é ainda mais normal do que o normal.

Ser flexível e estar disposto a se adaptar é uma habilidade muito importante, mas algo difícil de fazer, especialmente se você tem um plano que deseja seguir.

“Você tem que perceber os sinais que eles estão dando”. Ser capaz de “ler” e interpretar os pequenos sinais das partes interessadas, usuários e clientes do projeto é a chave para não ser pego de surpresa.

Como gerente de projeto, você tem imenso poder para fazer algo a respeito desses sinais. “Você não está preso”. “Você tem o poder de fazer a mudança, então faça a mudança.”

2 – Colaboração

Você deve ser capaz de ouvir e trabalhar com sua equipe, mas também com o cliente do projeto.

“Ninguém nunca ensinou um cliente a ser um cliente”. Isso vale para muitos donos de empresas. Embora algumas empresas saibam qual é seu papel, a maioria não tem ideia de como devem agir diante de um projeto complexo. Trabalhar em conjunto é uma ótima maneira de ajudar a equilibrar esses relacionamentos.

Como fazer a colaboração funcionar: “Ter um mapa de processo para um projeto complexo é crucial”. Ajuda você a visualizar o que está fazendo.

É preciso mapear como o projeto vai se desenrolar e os pontos chave, especialmente onde você precisa de informações das partes interessadas. Então você pode divulgá-lo e mostrá-lo às pessoas, usando-o para ajudá-las a entender o trabalho.

A colaboração e o trabalho em equipe são uma das principais competências de gerenciamento de projetos que você precisa para se destacar no trabalho.

3 – Comunicação

Os mapas de processo são uma boa ferramenta de comunicação do projeto. Essa comunicação face a face e a prática são muito diferentes das ferramentas de comunicação virtual.

Hoje dependemos muito dos meios digitais para a comunicação. É fácil esquecer de levantar-se e conversar de verdade com as pessoas quando o aplicativo Slack está lá.

A outra dica nessa área é criar o máximo de visibilidade possível. Você não quer que sua equipe fique sentada sem saber se está trabalhando na coisa certa. Seja transparente e compartilhe, compartilhe, compartilhe. Em algum momento, eles podem até ouvir.

4 – Experiência

Você precisa de algum nível de experiência antes de gerenciar um projeto realmente grande, mas na realidade nem sempre consegue ter a experiência necessária antes de enfrentar um projeto grande.

Nessa situação, é aconselhável obter um mentor de gerenciamento de projetos. É muito valioso ter alguém a quem recorrer para todas as coisas com as quais você não consegue lidar sozinho. Na verdade, você provavelmente pode lidar com eles sozinho porque precisa – e os gerentes de projeto tendem a prosperar nos aspectos de solução de problemas do trabalho. Mas é sempre bom ter alguém para conversar e descarregar, é aí que um mentor pode ser incrivelmente útil.

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5 – Liderança

Você tem que ser capaz de olhar para todo o escopo e torná-lo tangível.

Deve ser capaz de liderar uma equipe e liderar uma sala, o que é importante para reuniões de projeto eficazes – seja sua sala virtual ou um escritório físico onde todos possam se reunir.

É interessante a criação de um documento detalhando o processo de tomada de decisão do projeto e a assinatura do contratante. Isso pode ajudá-lo a evitar que um executivo apareça e “estrague” todo o seu projeto. Se eles não estiverem na lista, eles não podem dizer o que fazer.

Isso pode não funcionar em todas as situações – alguns executivos terão o poder de anular algumas coisas – mas certamente é um meio para se tentar!

As habilidades para gerenciar projetos complexos também ajudam em projetos não tão complexos. É fácil saber quais habilidades você precisa: você acabou de ler sobre elas. Desenvolver essas habilidades para que você possa assumir os projetos complexos, não é tão simples. Um bom ponto de partida é desenvolver sua visão de negócios de forma mais geral.

Isso pode realmente ajudar a ver o quadro geral e mudar sua perspectiva, o que, por sua vez, aumenta sua experiência, desenvolve suas habilidades de liderança, ajuda você a se comunicar com mais eficiência e a ser um excelente Gestor de Projetos.

Conclusão

Gerenciar projetos complexos requer uma combinação de habilidades e competências específicas. Tera Simon, em sua apresentação no Digital Project Management Summit, destacou cinco habilidades essenciais para lidar com projetos complexos:

1. Adaptabilidade: Ser capaz de se ajustar às mudanças e incertezas que surgem durante o projeto, interpretar os sinais das partes interessadas e ter a capacidade de fazer ajustes necessários.
2. Colaboração: Trabalhar em equipe, tanto com a equipe interna quanto com os clientes e outras partes interessadas, para alinhar objetivos, equilibrar relacionamentos e garantir a cooperação efetiva.
3. Comunicação: Utilizar efetivamente ferramentas de comunicação e estabelecer uma comunicação clara e transparente entre todas as partes envolvidas no projeto.
4. Experiência: Buscar orientação e mentoria de profissionais experientes para lidar com os desafios e obstáculos que surgem em projetos complexos.
5. Liderança: Ter a capacidade de liderar a equipe, tomar decisões eficazes e manter a visão geral do projeto, garantindo a tangibilidade dos objetivos.

Essas habilidades são fundamentais para enfrentar os desafios complexos e interações complicadas presentes em projetos complexos, permitindo o sucesso na entrega do projeto.