5 melhores práticas de comunicação em equipe para trabalhar remotamente

Hoje, gostaríamos de compartilhar 5 práticas de comunicação ao trabalhar remotamente.

Após o ano turbulento de 2020, quase não há local de trabalho na face da terra que não tenha mudado de alguma forma.

Mas, apesar de trocar longas viagens por escritórios domésticos e salas de conferência por reuniões no meet ou Zoom, a necessidade de uma comunicação respeitosa e eficaz no local de trabalho talvez seja mais importante do que nunca.

A comunicação no trabalho remoto pode diferir drasticamente da comunicação no local de trabalho em um mundo pré-COVID, onde muitas vezes os funcionários trabalhavam no mesmo prédio – e muitas vezes no mesmo andar.

Se você e seus funcionários não fizerem um esforço especial para melhorar a comunicação no local de trabalho, mesmo quando estiverem trabalhando remotamente, isso pode facilmente passar despercebido, levando à infelicidade ou mesmo à animosidade entre as equipes.

1. Se não funcionou pessoalmente, não faça online

A primeira dica que queremos enfatizar é que, embora a tecnologia mude muitas coisas, ela não muda o que é preciso para ser um ser humano genuíno, gentil e respeitoso.

Vários estudos mostraram que  as pessoas simplesmente não são as mesmas  em um mundo digital e na vida real. Tendemos a ser mais diretos, quase rudes ou cruéis às vezes, e se não tivermos cuidado, podemos esquecer que estamos lidando com seres humanos reais do outro lado da tela.

Portanto, se qualquer conselho que dermos hoje funcionar, lembre-se: você ainda está lidando com pessoas no trabalho.

Se você não iria menosprezá-los na frente de seus colegas de trabalho no escritório, não faça isso em um e-mail de grupo ou mensagem do “Slack”.

Reserve um tempo para perceber a diferença entre como você age pessoalmente e como trata os outros online e, em seguida, resolva conciliar os dois e ser um líder, gerente, colega de trabalho ou funcionário mais decente, apesar da distância que a tecnologia cria.

2. Faça um esforço extra para promover identidades de grupo

Trabalhar remotamente significa que, apesar das frequentes chamadas, e-mails e colaboração do Zoom, a maioria de seus colegas de trabalho ou funcionários ainda passa a maior parte do dia sozinho.

Embora isso possa levar ao aumento da produtividade e da satisfação no trabalho, também pode dificultar a promoção da cultura da empresa ou da equipe e a conexão íntima com as pessoas com quem você trabalha todos os dias.

É por isso que você precisará fazer um esforço extra para promover identidades de grupo, como cultura em toda a empresa ou cultura de equipe. Você pode fazer isso da mesma maneira on-line e pessoalmente. 

Em vez de ir direto ao assunto quando uma reunião começa, reserve um tempo para se conhecerem melhor, pergunte sobre seus hobbies, vida familiar e outros interesses não profissionais.

Planeje atividades divertidas em grupo pelo Zoom, como faria no escritório. 

Se você usa um aplicativo de mensagens como o Slack, configure um canal de “refrigerador de água” onde as pessoas podem falar sobre o que quiserem, relacionado ao trabalho ou não.

Onde algumas dessas coisas podem ter acontecido naturalmente no passado (almoços em grupo, bate-papo pré-reunião etc.), você terá que ir além para promover esses relacionamentos importantes ao trabalhar remotamente.

3. Comunique-se de forma inteligente com sua equipe e colegas de trabalho

Outro obstáculo que você terá que superar ao trabalhar remotamente é garantir que todos estejam na mesma página quando se trata de suas tarefas e projetos.

Como cada membro da equipe está trabalhando mais em um silo físico do que antes, é fácil perder a noção de quem está trabalhando em quê e quando isso será realizado. Por esse motivo, você precisa comunicar objetivos, tarefas, projetos e detalhes importantes e garantir que as expectativas sejam claras.

Mas aqui está a parte importante: pense além do Zoom. Muitas vezes, existem opções melhores que permitem que os membros da equipe tenham mais autonomia com sua programação, o que os torna mais produtivos em geral, além de permitir o luxo de reservar um tempo para elaborar uma resposta bem ponderada. As melhores ideias costumam demorar um pouco para surgir.

4. Fique perto de cada membro da equipe

Só porque você não vê mais sua equipe todos os dias no escritório, não significa que você não precise construir um relacionamento de alta qualidade com cada um de seus colegas de equipe.

Quer você seja ou não um dos  72% dos gerentes  que concordam que as reuniões individuais são uma das coisas mais importantes que você pode fazer para gerenciar sua equipe, uma coisa é clara:

Você tem que construir um relacionamento com cada membro de sua equipe.

Obviamente, as reuniões individuais do Zoom são uma ótima maneira de fazer isso. Mas você também pode usar aplicativos de feedback para dar feedback aos seus funcionários ou, em situações verdadeiramente marcantes, considere enviar uma recompensa tangível.

Quanto mais próximo você puder ficar de cada membro de sua equipe, maior será a probabilidade de detectar possíveis problemas antes que eles saiam do controle e mais apoiada sua equipe se sentirá, permitindo que eles entreguem seu melhor trabalho.

5. Estabeleça regras, ferramentas e protocolos claros

Quando se trata de ferramentas digitais, todo mundo tem suas favoritas. Algumas pessoas adoram o Zoom – outras odeiam. Algumas pessoas preferem o e-mail, enquanto outras preferem fazer uma ligação telefônica rápida.

Para administrar sua equipe e empresa com eficiência ao trabalhar remotamente, é importante definir certas regras, protocolos e limites de comunicação.

Os detalhes do projeto podem se perder rapidamente se uma pessoa enviar detalhes por e-mail, que serão copiados e colados no Slack e enviados para o restante da equipe.

Da mesma forma, os membros da equipe que trabalham remotamente podem ficar frustrados facilmente se as pessoas não respeitarem sua vida doméstica – ligando no meio da noite.

Para começar, convoque uma reunião de grupo e peça à sua equipe que venha preparada com sugestões, preocupações e soluções para uma comunicação mais clara e gerenciamento de tarefas. Você ficará surpreso com o que sua equipe apresentará.

A partir daí, seja decisivo (se você for o gerente) e selecione algumas ferramentas e protocolos para testar o futuro. Não tenha medo de se ajustar novamente quando algo não estiver funcionando. Se as pessoas disserem que querem usar o Slack, mas continuam voltando para o e-mail, traga-o à tona e resolvam isso juntos.

Conclusão

Seja paciente, essas coisas levam tempo

Se de repente você se vê jogado no mundo do trabalho remoto, aqui está nosso último conselho sobre comunicação:

Ser paciente.

Todos em sua equipe – seu líder, seus colegas de trabalho ou seus funcionários – embora o trabalho remoto já seja praticado a tempo, alguns ainda estão descobrindo o que significa trabalhar remotamente.

Alguns vão entender mais rapidamente.

Outros vão lutar.

Seu trabalho é ser paciente e compreensivo enquanto avança com as dicas de comunicação de trabalho remoto que descrevemos acima para ajudar a melhorar a comunicação no local de trabalho o máximo possível.