
Scrum é uma estrutura popular de desenvolvimento de software Agile que ajuda as equipes a gerenciar seus projetos. Essa estrutura também pode ser útil para trabalhadores remotos, mas é importante ajustar algumas práticas para que uma equipe Scrum dispersa seja bem-sucedida.
Reunimos este guia para ajudá-lo a gerenciar uma equipe remota com Scrum com mais eficiência. Também explicamos como lidar com eventos Scrum para destacar prioridades e capturar quaisquer problemas ou novas ideias na hora.
Equipe Scrum distribuída – Como Organizar e Gerenciar
Uma equipe Scrum distribuída é total ou parcialmente remota. A principal diferença da equipe Scrum interna, que realiza reuniões ao lado de um quadro branco físico, é que a equipe Scrum remota usa ferramentas de colaboração online para rastrear problemas, enviar mensagens e realizar cerimônias e sessões de brainstorming. Além disso, muito do conjunto definido de rituais e papéis do Scrum pode ser adaptado a um ambiente de trabalho remoto, incluindo as cerimônias do Scrum.
Graças a reuniões regulares e bem planejadas, a equipe Scrum distribuída é clara sobre sua posição e o proprietário do produto obtém feedback imediato de cada membro. Isso se refere, acima de tudo, aos standups diários, onde você pode saber se alguém da equipe tem alguma dificuldade ou bloqueio que os impeça de cumprir os prazos.
Aqui está o que prestar atenção ao gerenciar uma equipe Agile totalmente ou parcialmente remota:
1) Standups diários são limitados a 15 minutos
O Scrum Master deve certificar-se de que as reuniões diárias sejam breves. Sem nenhuma interferência quando um membro da equipe estiver dando status. Se algum problema exigir uma discussão mais aprofundada, os membros da equipe em questão devem agendar uma ligação adicional fora do stand-up diário. O Scrum Master também deve garantir que tais discussões aconteçam posteriormente.
2) Stand-ups assíncronos podem ser uma opção para equipes que trabalham em fusos horários diferentes
Se uma equipe estiver distribuída em diferentes fusos horários, ela poderá realizar reuniões assíncronas, publicá-las em um canal Slack (por exemplo) dedicado e coletar comentários de outros participantes. Isso também reduzirá a fadiga do Zoom.
Opcionalmente, cada membro da equipe preenche o modelo de atualizações de status e o envia antes da reunião diária.
3) O uso de quadros Scrum online para acompanhar o progresso do sprint garante transparência
A equipe Scrum deve usar uma ferramenta como Trello ou Jira para gerenciar as tarefas do sprint. O Scrum Master mantém o quadro, garantindo que as tarefas e os cartões sejam atualizados à medida que são concluídos. A lista de tarefas deve ser organizada de forma que qualquer pessoa possa ver o status do trabalho da equipe durante cada sprint. Isso garante transparência e dá a todos uma visão sobre quais etapas faltam antes que uma entrega seja concluída (e quando ela estará pronta).
4) Concordar com os canais de comunicação para garantir que a equipe e o proprietário do produto entendam o uso de cada ferramenta de comunicação
O espaço de trabalho do Slack geralmente possui vários canais, então o Scrum Master deve explicar para quais situações cada canal é usado. Além disso, antes de enviar uma mensagem de bate-papo, a equipe deve considerar o uso de métodos menos distrativos, como e-mails ou rastreadores de problemas. Interromper os outros com menos frequência tornará mais provável que você receba atenção quando precisar.
Em todos os outros aspectos, gerenciar uma equipe Scrum distribuída não é diferente de gerenciar uma equipe interna. O Scrum Master planeja sprints, colabora com o proprietário do produto para garantir um backlog de produto mais transparente e protege a equipe de partes interessadas externas que possam querer expandir o escopo do projeto.
Eventos do Scrum e como lidar com eles remotamente
A vantagem dos eventos regulares do Scrum é capturar quaisquer problemas ou novas ideias na hora, adaptar o trabalho a novas condições e melhorar a comunicação e o trabalho em equipe.
A estrutura do Scrum não é para incomodar os engenheiros com enormes pilhas de documentação, mas para abordar mais problemas com conversas regulares e destacar as prioridades no curto prazo. Vamos dar uma olhada nas principais reuniões da equipe Scrum e como gerenciá-las.
Planejamento do Sprint
O planejamento do sprint é um evento que garante que a equipe entenda o objetivo do sprint e a direção sobre o que trabalhar nas próximas semanas. Ele incentiva a equipe a revisar e identificar com frequência e, possivelmente, realizar o trabalho de desenvolvimento estrategicamente mais vantajoso.
A reunião de planejamento do sprint geralmente é dividida em duas partes para discutir:
1. O que precisa ser construído durante o sprint
2. Como a equipe irá construí-lo
Um Scrum Master pode garantir que todos os participantes sigam a metodologia Agile e dar aos desenvolvedores a liberdade de decidir quais histórias de usuário, de acordo com as prioridades, eles assumirão para cumprir a meta do sprint. Vejamos os desafios de cada seção e quem é responsável por eles.
- O que precisa ser construído durante o sprint
O proprietário do produto geralmente fornece visões gerais da história. Eles são responsáveis por explicar o objetivo do sprint. A equipe geralmente se compromete com o escopo que está adotando no sprint. Os membros da equipe fazem perguntas ao proprietário do produto para obter uma imagem clara do que deve ser criado e decidir quais itens devem ser movidos do backlog do produto para o backlog do sprint até que os desenvolvedores considerem isso viável. A equipe também pode ajudar o proprietário do produto a refinar e priorizar o backlog do produto antes da reunião de planejamento do sprint. - Como a equipe irá construí-lo
Nesta fase, que é realizada principalmente pelos desenvolvedores, a equipe discute, com mais detalhes, como eles irão entregar os itens selecionados do backlog do produto. As histórias de usuários são divididas em tarefas a serem concluídas, que podem incluir design, codificação/implementação, pesquisa ou garantia de qualidade. O resultado da reunião de planejamento do sprint é o plano do sprint real que pode ser visto no Scrum diário.
Daily Stand-up (Daily Scrum)
De acordo com um Guia do Scrum, o stand-up diário cria foco e melhora o autogerenciamento. Ele se concentra no progresso em direção ao objetivo do sprint e produz um plano acionável para o trabalho do dia seguinte. Na verdade, o propósito das reuniões diárias do Scrum é:
- apontar bloqueadores;
- falar sobre as dificuldades e pedir ajuda;
- compartilhar informações valiosas
Equipes distribuídas sem sobreposição de horas de trabalho podem usar stand-ups assíncronos. Eles podem criar um canal Slack dedicado ou comentar em seu quadro de trabalho para compartilhar atualizações à medida que ficam online.
Se a equipe remota decidir fazer videochamadas diárias, o Scrum Master deve garantir que sejam produtivas. Reformular as atualizações de status que podem ser vistas no quadro de trabalho é inútil. Além disso, às vezes os desenvolvedores começam a discutir implementações técnicas ou correções de bugs em detalhes. Nesse caso, todos os outros membros da equipe que não estão envolvidos no recurso ou na pilha técnica simplesmente se afastam após 30 segundos e podem não retornar mesmo quando a equipe passar para o próximo tópico ou desenvolvedor.
Revisão do Sprint
Durante a revisão do sprint, o proprietário do produto discute o estado atual do produto, obtém feedback das partes interessadas, que podem incluir gerentes de produto, designers e analistas de negócios, alinha o backlog do produto com o feedback recebido e o adapta a orçamentos e mudanças de mercado.
Em geral, a revisão do sprint pode ser dividida em duas fases:
- Revise o que está “Concluído” e “Não concluído” e demonstre o trabalho. Por exemplo, se você estiver produzindo aplicativos para smartphones, deverá distribuir telefones de desenvolvedores para todos na reunião. Esses telefones devem ter a versão mais recente do aplicativo para que as partes interessadas possam experimentar novos recursos.
- Observe e discuta se o trabalho realizado resolve o problema do cliente, como o mercado ou uso potencial do produto mudou e o que precisa ser feito a seguir.
A coisa mais importante durante o refinamento é ouvir o feedback das partes interessadas – e não simplesmente mostrar os resultados de cada membro da equipe.
Retrospectiva da Sprint
Enquanto a revisão do sprint se preocupa principalmente com a maximização do valor do produto, a reunião de retrospectiva do sprint é uma sessão de resolução de problemas com a participação de membros da equipe Scrum. A equipe identifica o que deu certo, o que deveria ter corrido melhor e o que deve tentar fazer diferente durante o próximo sprint em relação às interações entre membros ou ferramentas e práticas de desenvolvimento.
Às vezes, as partes interessadas querem participar de retrospectivas ou, pelo menos, ver as notas resumidas para entender melhor as áreas atuais de melhoria do ponto de vista da equipe.
Para este tipo de reunião, o Scrum Master precisará criar uma atmosfera de abertura e apreciação. Não é um ambiente para culpar, mas para tirar conclusões, fazer melhorias e tomar ações subsequentes para a equipe. É para ser um fórum para melhorar a cada Sprint.
Os Scrum Masters costumam seguir as cinco fases de reuniões retrospectivas sugeridas em “Retrospectivas Agile”:
- Prepare o palco
Dê às pessoas tempo para “chegar” e prepare-as para participar. - Reúna dados
Crie um conjunto compartilhado de informações para garantir que as pessoas estejam trabalhando com o mesmo conjunto de fatos. - Gerar insight
Por que as coisas aconteceram do jeito que aconteceram? Identifique padrões para ver o quadro geral. - Decida o que fazer
Escolha alguns problemas para trabalhar e crie planos de ação de como você os abordará. - Fechar a Retrospectiva
Esclarecer o acompanhamento e expressar apreço.
A parte mais difícil provavelmente é coletar e processar informações. O Scrum Master pode querer saber como coletar e usar dados na solução de problemas . Eles podem começar com um conjunto geral de perguntas:
- Quem se importa com esta questão?
- Que outros efeitos podemos observar?
- Como o problema afeta uma determinada pessoa ou grupo?
- Qual é o impacto em nossa organização?
e, em seguida, mergulhe mais fundo e seja mais específico:
- Quando o problema ocorre?
- Com que frequência ocorre?
- Quais fatores podem contribuir para o problema?
- Que outros eventos podem influenciar o contexto?
- Isso é comum ou foi uma exceção?
Se o Scrum Master souber que há vários problemas a serem discutidos, é melhor fazer uma sessão separada de solução de problemas para cada problema.
Além disso, alguns problemas podem exigir coaching adicional ou treinamento mais aprofundado, mas o importante é que as reuniões de retrospectiva não apenas apontem para uma solução, mas também estimulem os membros a refletir e aprender.
Refinamento do Backlog
O proprietário do produto e a equipe de desenvolvimento podem iniciar o refinamento do backlog como uma reunião formalmente agendada, mas geralmente é uma atividade contínua para adicionar detalhes, avaliações e solicitar histórias de usuários no backlog do produto.
O refinamento do backlog ajuda a manter a equipe na mesma página com o proprietário do produto e a equipe do produto. Seus principais objetivos são:
- Esclareça as prioridades
A equipe se concentrará no que é importante e olhará além de pelo menos um ou dois Sprints.
- Manter a velocidade do sprint
Mesmo antes de a equipe chegar à reunião de planejamento do sprint, deve haver tarefas bem definidas prontas para serem movidas para o backlog do sprint. Dessa forma, todo o pensamento e planejamento já foram feitos.
- Realize reuniões eficientes
O planejamento do Sprint é curto e transparente porque os itens do backlog já foram priorizados e avaliados.
As equipes podem iniciar refinamentos por conta própria se não tiverem a visão do produto ou não tiverem certeza sobre alguns detalhes de funcionalidade. O Scrum Master também deve participar dessas reuniões para obter uma visão geral da situação atual com os objetivos do sprint e, com base nos resultados retrospectivos, ajudar a equipe scrum a definir o que é mais viável.
Também é melhor convidar QAs para refinamentos, mesmo que sejam uma equipe separada e tenham seus próprios procedimentos. Isso melhorará a sincronização entre o desenvolvimento de produtos e as equipes de controle de qualidade.
As principais atividades de refino são:
- agrupar o backlog em itens de curto prazo e de longo prazo;
- criar novas histórias de usuários em resposta a necessidades recém-descobertas;
- dividir histórias de usuários em itens menores e mais precisos;
- atribuir ou corrigir estimativas;
- remover itens que não parecem mais relevantes;
- fechar problemas além da capacidade de longo prazo da equipe, sinalizando-os como “fora do escopo” no rastreador de problemas da equipe para uso posterior em pesquisas;
- alterar a prioridade de itens devido ao feedback do cliente, recursos solicitados e estimativas refinadas.
Esperamos que este artigo tenha dado novas ideias para gerenciar uma equipe Scrum distribuída.